Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen
Buchhaltungspilot
Rechnungen schreiben, E-Rechnungen versenden, Zahlungen abgleichen — in einer Anwendung.
Buchhaltungspilot verwaltet Angebote, Rechnungen und Zahlungseingänge. Rechnungen entstehen als PDF/A-3b mit eingebettetem ZUGFeRD-XML, versendete Rechnungen werden festgeschrieben und protokolliert, und die Kontoumsätze holt die Anwendung über FinTS direkt von der Bank.
- E-Rechnung nach ZUGFeRD
- Festschreibung & Änderungsprotokoll
- FinTS-Bankanbindung
- Mandantenfähig
- Zwei-Faktor-Anmeldung
Rechnungen und Angebote
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung
Angebote lassen sich mit einem Klick in eine Rechnung überführen. Positionen kommen aus einem Katalog oder direkt aus der Zeiterfassung, und wiederkehrende Rechnungen entstehen jeden Monat aus einer Vorlage.
Angebote und Rechnungen
- Angebot wird RechnungEin angenommenes Angebot lässt sich mit allen Positionen in eine Rechnung übernehmen. Beide Belege bleiben miteinander verknüpft.
- Positionen aus dem KatalogWiederkehrende Leistungen liegen im Katalog, wahlweise mit kundenspezifischem Preis und ergänzter Beschreibung.
- Rabatt und Projektmanagement-AufschlagEin prozentualer Rabatt und ein prozentualer Aufschlag für Projektmanagement werden automatisch auf die Positionssumme gerechnet.
- Akonto- und GutschriftrechnungenAbschlagsrechnungen und Gutschriften sind als eigene Rechnungsarten angelegt und werden im PDF entsprechend ausgewiesen.
Wiederkehrende Abrechnung
- Monatsrechnungen aus VorlagenAus einer Vorlage entsteht jeden Monat eine neue Rechnung. Ob eine Vorlage im laufenden Monat schon erzeugt und versendet wurde, zeigt eine eigene Übersicht.
- Platzhalter in Betreff und TextAngaben wie
{monatName},{vormonatName},{quartal},{jahr},{leistungszeitraum},{kunde}oder{rechnungsnummer}werden beim Erzeugen ersetzt. - Sammelversand und ErinnerungenMehrere Rechnungen lassen sich in einem Durchgang per E-Mail verschicken. Zu offenen Rechnungen kann eine Zahlungserinnerung versendet werden; jeder Versand landet im Versandprotokoll der Rechnung.
- Ansprechpartner je KundeZu jedem Kunden lassen sich mehrere Kontakte mit Name und E-Mail hinterlegen. Auf Angebot und Rechnung wird der passende Ansprechpartner ausgewählt und in den Beleg übernommen.
E-Rechnung
PDF/A-3b mit eingebettetem ZUGFeRD-XML
Jede Rechnung ist gleichzeitig ein lesbares PDF und ein maschinenlesbarer Datensatz. Das PDF wird mit Apache FOP im Format PDF/A-3b erzeugt, das strukturierte XML nach dem Profil Factur-X/ZUGFeRD BASIC eingebettet. Empfänger können die Rechnung ansehen wie gewohnt — oder automatisch einlesen.
Prüfung in der Anwendung
Zu jeder Rechnung lässt sich eine Prüfung starten. Die Anwendung erzeugt das PDF, prüft es mit veraPDF gegen das PDF/A-3b-Profil und zeigt bestandene und verletzte Regeln samt Fundstelle an. So fällt ein Formatproblem auf, bevor die Rechnung das Haus verlässt.
- Dateiformat
- PDF/A-3b (ISO 19005-3)
- Eingebettete Datei
- factur-x.xml
- Profil
- Factur-X / ZUGFeRD BASIC, konform zu EN 16931
- Erzeugung
- Apache FOP
- Prüfung
- veraPDF, direkt aus der Rechnung heraus
Wie die Pflicht in Deutschland aussieht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregelungen: Papier- und einfache PDF-Rechnungen bleiben zunächst zulässig, für kleinere Unternehmen länger als für größere. Ab 2028 ist der elektronische Versand nach den derzeitigen Regelungen verbindlich.
Buchhaltungspilot erzeugt das Format bereits heute, ohne dass Sie dafür etwas umstellen müssen. Diese Einordnung dient der Orientierung, gibt den Stand August 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung — welche Frist für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Nachvollziehbarkeit
Auf die Anforderungen der GoBD ausgelegt
Eine Rechnung, die das Haus verlassen hat, darf sich nicht mehr still verändern. Buchhaltungspilot setzt das technisch durch: Versendete und stornierte Rechnungen werden festgeschrieben, jede Änderung davor und danach wird protokolliert, und das tatsächlich versendete PDF wird archiviert.
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Festschreibung
Rechnungen werden beim E-Mail-Versand, bei der Kennzeichnung als per Post verschickt, beim Stornieren oder auf Wunsch manuell festgeschrieben. Danach nimmt der Server nur noch Angaben wie „bezahlt“ oder eine interne Notiz entgegen; jeder Versuch, einen inhaltlichen Wert zu ändern, wird abgelehnt.
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Korrektur nur per Storno
Eine festgeschriebene Rechnung wird nicht überschrieben. Stattdessen entsteht eine Stornorechnung mit negativen Beträgen und eigener Nummer. Original und Storno verweisen wechselseitig aufeinander.
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Lückenloses Änderungsprotokoll
Für Rechnungen, Angebote, Buchungen und Kundenstammdaten hält die Anwendung fest, wer wann welches Feld geändert hat — mit altem und neuem Wert. Das Protokoll kann nur beschrieben, nicht bearbeitet werden.
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Archiviertes PDF mit Prüfsumme
Beim Festschreiben wird genau das versendete PDF abgelegt und über einen SHA-256-Hash abgesichert. Beim späteren Aufruf wird dieses Dokument ausgeliefert, nicht eine neue Berechnung aus dem Datenbestand.
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Empfänger-Snapshot
Firma, Anschrift und E-Mail des Kunden werden in die Rechnung kopiert. Eine spätere Adressänderung am Kundenstammsatz verändert alte Rechnungen dadurch nicht rückwirkend.
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Fortlaufende Rechnungsnummern
Nummern kommen aus einem atomaren Zähler je Mandant. Er zählt nur aufwärts, eine vergebene Nummer wird nie erneut ausgegeben, und ein eindeutiger Datenbankindex verhindert Dubletten technisch.
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Periodenabschluss
Die Buchhaltung wird bis zu einem Stichtag abgeschlossen. Danach sind Buchungen bis zu diesem Tag weder änderbar noch löschbar, und es lässt sich nichts mehr in den Zeitraum hineinbuchen. Der Stichtag wandert ausschließlich vorwärts.
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Kein physisches Löschen
Aufbewahrungspflichtige Daten werden gekennzeichnet, nicht entfernt. Sie verschwinden aus den Listen, bleiben aber in Datenbank, Backup und Protokoll vollständig auffindbar.
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Verfahrensdokumentation
Eine schriftliche Verfahrensdokumentation gehört zum Lieferumfang: Datenentstehung, Belegsicherung, Protokollierung, Nummernvergabe, Datensicherung, internes Kontrollsystem — und benannte Einschränkungen.
Was Software leisten kann — und was nicht
Für die GoBD gibt es keine amtliche Zertifizierung. Wer mit „GoBD-zertifiziert“ wirbt, behauptet etwas, das es nicht gibt. Buchhaltungspilot ist auf die Anforderungen der GoBD ausgelegt und liefert eine Verfahrensdokumentation mit — die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bleibt beim Steuerpflichtigen. Sie hängt auch davon ab, wie im Betrieb tatsächlich gearbeitet wird. Die abschließende Beurteilung obliegt der Steuerberatung und der Finanzverwaltung.
Bankanbindung
Kontoumsätze über FinTS, Zuordnung automatisch
Die Anwendung holt die Umsätze über FinTS/HBCI direkt vom Bankkonto — auf Wunsch alle zwölf Stunden von selbst. Eingehende Zahlungen werden mit den offenen Rechnungen abgeglichen, ohne dass Sie Kontoauszüge durchsehen müssen.
- Umsatzabruf über FinTS/HBCIDirekte Verbindung zum Bankkonto, ohne Umweg über einen Drittanbieter. Der Abruf läuft manuell oder automatisch alle zwölf Stunden.
- Automatische ZuordnungZahlungseingänge werden mit den offenen Rechnungen verglichen — nach Rechnungsnummer im Verwendungszweck, nach Betrag und nach Kundenname. Eindeutige Treffer werden zugeordnet, unsichere als Vorschlag angeboten.
- Betragssuche und KommentareUmsätze lassen sich gezielt nach Betrag durchsuchen, und zu jedem Umsatz kann eine Notiz hinterlegt werden.
- SEPA-Überweisung mit EmpfängerprüfungÜberweisungen werden direkt aus der Anwendung beauftragt, inklusive Verification of Payee: Die Bank gleicht den angegebenen Empfängernamen mit dem Kontoinhaber ab, bevor der Auftrag freigegeben wird. Die Freigabe erfolgt mit dem TAN-Verfahren Ihrer Bank.
- Zugangsdaten verschlüsseltFinTS-Zugangsdaten und andere Dienstpasswörter werden verschlüsselt gespeichert.
- Alternativ per CSVBietet eine Bank keinen FinTS-Zugang, lassen sich Umsätze als CSV-Datei einlesen.
Weitere Funktionen
Was sonst noch dazugehört
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Mandantenfähigkeit
Jeder Mandant hat eine eigene Datenbank. Die Trennung passiert nicht über ein Filterfeld, sondern physisch — Daten verschiedener Mandanten liegen nicht in denselben Tabellen.
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Zwei-Faktor-Anmeldung
Optionale Anmeldung mit TOTP über eine Authenticator-App. Passwörter werden gehasht gespeichert, und ein Passwort lässt sich per E-Mail-Link selbst zurücksetzen.
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Rollen und Rechte
System-Administratoren verwalten Mandanten und Benutzer mandantenübergreifend, Mandanten-Administratoren nur den eigenen Bereich. Anmeldungen und Zugriffe werden protokolliert.
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Import aus der Zeiterfassung
Stundenzettel werden aus der Zeiterfassung übernommen und zu Rechnungspositionen — wahlweise nach Stunden mit hinterlegtem Tagessatz oder als Festpreis. Abgerechnete Zeiten werden markiert.
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Belegübernahme aus FilePilot
Belegdaten werden aus FilePilot übernommen und lassen sich mit Buchungen und Kontoumsätzen verknüpfen.
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DATEV-Export
Buchungen werden im DATEV-Format als CSV exportiert, mit Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen aus den Einstellungen. Zusätzlich gibt es einen vollständigen Datenexport.
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Backup nach Amazon S3
Vollsicherung aller Mandantendatenbanken und der Dateiablagen nach S3. Intervall und Aufbewahrungsdauer sind einstellbar.
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Installierbare Web-App
Die Anwendung läuft im Browser und lässt sich als PWA auf Rechner, Tablet oder Telefon installieren — mit eigenem Symbol und ohne Adressleiste.
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Eigenes Briefpapier
Je Mandant lassen sich Briefkopf, Logo, Linien und Fußbereich hinterlegen und im Layout-Editor millimetergenau positionieren — mit Testrechnung zur Kontrolle.
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E-Mail-Versand mit Vorlagen
Betreff, Text und Signatur werden zentral hinterlegt und mit Platzhaltern gefüllt. Jeder Versand wird mit Empfänger, Zeitpunkt und Ergebnis an der Rechnung protokolliert.
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Schnittstelle für Angebote
Über einen gesonderten API-Schlüssel können andere Systeme Angebote anlegen. Der Schlüssel ist bewusst auf Angebote beschränkt und kann keine Rechnungen erzeugen.
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Suche über alles
Kunden lassen sich über Firma, Nummer und auch über Name und E-Mail der Ansprechpartner finden, Rechnungen über Nummer, Kunde, Betrag und Leistungszeitraum.
Kontakt
Interesse an Buchhaltungspilot?
Schreiben Sie uns kurz, wofür Sie die Anwendung einsetzen möchten — dann melden wir uns mit einer Einschätzung, ob sie zu Ihrer Arbeitsweise passt, und mit einem Angebot.
Preise auf Anfrage
Der Preis hängt vom Umfang ab: Zahl der Mandanten, gewünschte Bankanbindung, Einrichtung des Briefpapiers und Übernahme vorhandener Daten. Wir nennen ihn nach einem kurzen Gespräch.
- Format C — Christian Clever
- E-Mail: cc@format-c.info
- Telefon: +49 (0)228 409 885 90
- Adriansberg 5b, 53639 Königswinter
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Angaben gemäß § 5 DDG
Format CChristian Clever
Adriansberg 5b
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Stand dieses Hinweises: August 2026.